Tareas
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Una tarea es una actividad específica que debe completarse en un período determinado. Las tareas son esenciales para gestionar eficazmente las relaciones con los clientes de mayoreo y asegurar el seguimiento adecuado de diversas actividades comerciales.
Para brindar un buen servicio a tus clientes de mayoreo necesitarás gestionar tareas y actividades internas. Podrás crear tareas desde cotizaciones, pedidos, pedidos preliminares, casos y clientes.
Las tareas pueden contener la siguiente información:
Un cliente
Tipo de tarea
Prioridad
Estado del la tarea
Uno o varios agentes asignados
Fecha de inicio
Duración
Referencia de la tarea
Descripción de la tarea
Puedes crear una tarea o actividad programada que requiere seguimiento y gestión:
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
Haz clic en Crear tarea.
Agrega opcionalmente un cliente.
Elige un tipo de tarea.
Elige una prioridad.
Elige un estado de la tarea.
Asigna a uno o varios agentes.
Indica la fecha y hora de inicio.
Indica la fecha y hora de fin.
Escribe una breve referencia de la tarea.
Escribe una descripción detallada para el caso.
Al finalizar, da clic en Crear tarea.
Tambien podrás crear una tarea desde el menú de más acciones de cotizaciones, pedidos, pedidos preliminares, casos y clientes.
La barra de análisis es una herramienta que se muestra en la parte superior de la página de tareas y proporciona métricas relacionadas con las tareas. Estas métricas te ayudan a entender cómo están tus tareas en un período determinado, comparadas contra el período anterior.
En tu barra de análisis de tareas podrás ver:
Cantidad de tareas.
Cantidad de tareas pendientes.
Cantidad de tareas atrasadas.
De forma predeterminada, tus casos se muestran ordenados por su folio. También puedes ordenar tus tareas por:
Tarea
Fecha
Por ejemplo, si clasificas tus tareas por Fecha (Ascendente), la tarea con la fecha más antigua se encontrará en la parte superior de la lista. Si clasificas tus tareas por Fecha (Descendente), la tarea más reciente se encontrará en la parte superior de la lista.
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
Para cambiar la forma en que se ordenan tus casos, haz clic en Ordenar.
Selecciona una opción de ordenamiento, incluyendo Ascendente o Descendente.
De forma predeterminada, se muestran tus tareas Pendientes. Puedes cambiar los casos que se muestran usando filtros a tu lista.
Pendientes: Muestra las tareas que están en estado planeado, en progreso y por aprobar.
Todos: Muestra todos las tareas independientemente de su estado.
Planeadas: Muestra las tareas que están próximas a ser realizadas.
Atrasadas: Muestra las tareas que su fecha y hora de inicio ya ha pasado.
Completadas: Muestra las tareas que se han completado.
Las tareas pueden verse ordenarse en dos vistas:
Vista de lista: Es una presentación en tabla y estructurada de todas las tareas, ideal para quienes prefieren un enfoque más tradicional y detallado.
Vista de Kanban: Una vista dinámica basada en columnas y tarjetas, ideal para gestionar flujos de trabajo o etapas de un proceso.
Puedes cambiar a vista Kanban y gestionar tus tareas:
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
Para cambiar la forma en que se enlistan tus tareas, haz clic en Vista (Lista), luego en Kanban.
Selecciona y arrastra la tarea que deses actualizar su estado.
Si deseas buscar una tarea en específico, puedes usar el campo Buscar y filtrar para buscarlo en la lista de tareas por alguna palabra en la referencia.
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
En el campo Buscar y filtrar, introduce alguna palabra de la referencia del caso.
En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en la que deseas ver.
Desde tu panel de control de B2Bgo, puedes usar filtros para cambiar qué tareas se muestran. Por ejemplo, puedes usar el filtro en Asignado a para ver una lista de todos las tareas de un agente en especifico. También puedes combinar filtros para ver los casos que coinciden con varios criterios. Por ejemplo, puedes combinar los filtros Prioridad con Asignado a para mostrar las tareas de una sola prioridad de un solo agente.
Puedes usar los siguientes filtros en la lista de tareas:
Estado de la tarea: Planeado, en progreso, por aprobar y completado.
Fecha límite de la tarea: Fecha de entrega
Cliente: Filtra por uno o varios clientes.
Tipo de tarea: Llamada, mensaje, correo electrónico, reunión reunión en línea, visita en ruta, recordatorio.
Prioridad: Normal, media y alta.
Asignado a: Filtra por uno o varios agentes.
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
Haz clic en Buscar y filtrar y selecciona una categoría de filtro.
Selecciona filtros de tantas categorías como quieras.
Además de crear tareas, es posible que desees agregarles notas, revisar la cronología del caso, actualizar el estado del caso o actualizar su prioridad.
Pasos:
Desde tu panel de control de B2Bgo, ve a Servicios.
Haz clic en Casos
Haz clic en el caso que deseas ver y actualizar.
Verás los detalles del caso entre ellos el folio, la fecha, estado de la tarea, tipo de tarea, prioridad, asignado a, referencia, descripción y etiquetas.
También verás los detalles del cliente como nombre, teléfono, correo y dirección predeterminada. Haz clic en icono de información ⓘ para ver ventas del año, número de pedidos en el año y sus cuentas por cobrar.
Edita una tarea si deseas cambiar su estado o si necesitas cambiar su prioridad. Puedes editar una tarea para:
Cambiar su tipo de tarea.
Cambiar su prioridad.
Cambiar su estado.
Cambiar los asignados.
Actualizar su descripción.
Agregar etiquetas a la tarea.
Las ediciones de la tarea enviarán notificaciones por correo al agente asignado.
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
Haz clic en el número de la tarea que deseas editar.
En la página de detalles de la tarea, realiza los cambios que necesites.
Haz clic en Guardar.
Puedes ver el historial detallado de cada tarea. Además, puedes introducir comentarios en el Historial.
También puedes hacer lo siguiente desde el Historial:
Publicar comentarios
Adjuntar archivos
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
Haz clic en la tarea cuyo Historial deseas ver.
En la página de detalles de la tarea, desplázate a la sección Cronología
Puedes organizar tus tareas más allá del estado de la tarea, agregando etiquetas. Puedes filtrar tareas por etiqueta.
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
Haz clic en el número de la tarea que le deseas agregar etiquetas.
Inserta las etiquetas separados por una coma. Por ejemplo, Cliente VIP, Evento personal.
Para elegir entre las etiquetas que has usado anteriormente, elige de la lista de etiquetas sugeridas. Haz clic en las etiquetas que deseas agregar, o crea una nueva etiqueta.
Haz clic en Guardar.
Si una tarea ya está completada y realizaste la actividad es posible que debas completar la tarea.
Pasos:
Desde el panel de control de B2Bgo, ve a Servicio, luego a Tareas.
Haz clic en el número de la tarea caso que le deseas completar.
Haz clic en Marcar como completado o cambia el estado a Completado y haz clic en Guardar.
Completar la tarea enviarán notificación por correo al agentes.
Cuando se te asigna una nueva tarea, recibes un correo, suena una alerta y se muestra una notificación de escritorio.
Puedes también ver tus tareas en el icono de reloj de Mis tareas en la barra de navegación superior.
Planeadas: Muestra las tareas que están próximas a ser realizadas.
Atrasadas: Muestra las tareas que su fecha y hora de inicio ya ha pasado.
Todos: Muestra todos las tareas independientemente de su fecha de vencimiento.
En esta lista de tareas puedes completar la tarea rápidamente, al completarla te dirigirá al detalle de la tarea para que agregues algún comentario al historial de la tarea.